Vi brugte 14 timer om ugen på manuelt lagerarbejde. Nu bruger vi nul.
For tre år siden sad jeg hver morgen kl. 7 og opdaterede lagerstatus i vores webshop. Manuelt. Produkt for produkt. Vi havde seks leverandører, og ingen af dem havde de samme filformater. Én sendte CSV, en anden Excel, en tredje havde et login til et halvdårligt B2B-system hvor man skulle klikke sig igennem 400 produkter for at se hvad der var på lager.
14 timer om ugen. Det svarede til næsten to hele arbejdsdage — bare på at holde lagertallene nogenlunde korrekte. Og “nogenlunde” er det vigtige ord her, for der var altid fejl. Kunder der bestilte varer vi ikke havde. Varer der stod som udsolgt selvom leverandøren havde 50 på lager.
Problemet var ikke dovenskab
Det var ren tidsmangel. Vi var en lille virksomhed med begrænsede ressourcer, og vi prioriterede kundeservice og salg over datavedligeholdelse. Det gør de fleste. Men konsekvensen var at vores webshop langsomt blev upålidelig.
Vi prøvede en freelancer. Han lavede et script der hentede data fra to af leverandørerne. Det virkede i tre uger, så ændrede den ene leverandør sit filformat, og det hele stoppede. Freelanceren var videre til andre projekter. Vi var tilbage til manuel opdatering.
Den løsning der faktisk virkede
Til sidst byggede vi det selv. Ikke et kæmpe system — bare et sæt simple scripts der kører automatisk hver nat. De logger ind hos hver leverandør, henter de nyeste data, sammenligner med vores egne tal og opdaterer det der skal opdateres. Hele processen tager 12 minutter. Automatisk. Uden at nogen rører ved det.
Det vigtigste vi lærte var at løsningen ikke behøver at være avanceret. Den skal bare være pålidelig. Vores scripts er ikke smukke. De vinder ingen priser for elegant kode. Men de har kørt fejlfrit i over to år nu, og de 14 timer om ugen bruger vi på at vækste forretningen i stedet.
Hvad det kræver
Teknisk set er det ikke raketvidenskab. Man skal forstå leverandørens dataformat, skrive en parser, håndtere edge cases (hvad sker der når leverandøren er nede? Når formatet ændrer sig? Når et produkt udgår?) og sætte det op til at køre automatisk.
Den sværeste del er faktisk ikke koden. Det er at forstå forretningslogikken. Hvornår skal et produkt stå som “på lager”? Hvad hvis leverandøren har 2 styk, men vi ved fra erfaring at de altid er 1-2 dage forsinkede? Hvad med produkter der er på vej fra fabrikken?
Det er den slags spørgsmål der afgør om en automatisering bare er et script, eller om det er en løsning man faktisk kan stole på.